Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der Anwendung koodoc ist:

[Firmenname / Inhaber:in]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort], Deutschland
E-Mail: datenschutz@koodoc.de

2. Erhobene Daten und Verarbeitungszwecke

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zum Zweck des Betriebs der Anwendung koodoc — einer Plattform zur Baudokumentation und Ticket-Kommunikation zwischen Fachplaner-Büros und ausführenden Firmen.

• Konto-Daten: E-Mail-Adresse, Passwort (gehasht), Name.
• Büro- und Firmen-Daten: Name des Büros/der Firma, Rolle innerhalb der Organisation.
• Projekt- und Ticket-Daten: von dir angelegte Projekte, Tickets, Kommentare, Statusänderungen, Foto-Metadaten.
• Server-Logs: IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene URL — zur Fehlerdiagnose und Missbrauchsabwehr. Löschung nach 30 Tagen.

3. Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung (Bereitstellung des Dienstes)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — rechtliche Verpflichtung (z.B. steuerliche Aufbewahrung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse (Sicherheit, Fehleranalyse)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung (soweit du zugestimmt hast)

4. Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)

Für den Betrieb setzen wir folgende Dienstleister ein, mit denen wir Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) geschlossen haben:

• Supabase Inc. (USA) — Datenbank und Authentifizierung. Absicherung des Drittlandtransfers durch EU-Standardvertragsklauseln.
• Vercel Inc. (USA) — Hosting der Anwendung. Absicherung durch EU-Standardvertragsklauseln.
• Cloudflare, Inc. (USA) — Dateispeicher (R2) in EU-Region für hochgeladene Dokumente, Fotos und Pläne. Absicherung durch EU-Standardvertragsklauseln.
• Google Ireland Ltd. (Irland) — Verarbeitung von Sprach-, Bild- und Textinhalten durch die Vertex-AI-Modelle von Google Cloud zur KI-gestützten Ticket-Erfassung („KOOAI" und „Rundgang"). Verarbeitung ausschließlich in der EU-Region europe-west4 (Niederlande). Google nutzt die übermittelten Inhalte vertraglich nicht zum Training eigener Modelle. Grundlage ist der Zusatz zur Verarbeitung von Cloud-Daten (Google Cloud Data Processing Addendum), dem wir zugestimmt haben.
• Resend — E-Mail-Versand (Ticket-Benachrichtigungen, Passwort-Zurücksetzen, Einladungen).

4a. KI-gestützte Ticket-Erfassung

Wenn du innerhalb der Anwendung eine KI-gestützte Erfassung startest („KOOAI-Aufnahme" oder „Rundgang"), werden die von dir aufgenommenen Sprachnotizen, Fotos und optionale Texte zusammen mit einem projektspezifischen Kontext (Namen offener Tickets, Firmen und Gewerke des Projekts) an Google Cloud (Vertex AI, EU-Region Niederlande) übermittelt. Google verarbeitet die Inhalte ausschließlich, um daraus einen strukturierten Ticket-Entwurf zurückzuliefern.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung — Kernfunktion der Anwendung).
• Empfänger: Google Ireland Ltd. als Auftragsverarbeiter (siehe Ziffer 4).
• Kein Training: Google darf die übermittelten Inhalte laut Cloud Data Processing Addendum nicht zum Training oder Verbessern eigener Modelle verwenden.
• Speicherdauer bei Google: Inhalte werden nur für die Dauer des jeweiligen Modell-Aufrufs verarbeitet und danach nicht dauerhaft gespeichert. Metadaten zu Nutzungsvolumen und Fehlern speichert Google im Rahmen der eigenen Betriebs- und Missbrauchsprävention.
• Freiwilligkeit: Die KI-Erfassung ist optional. Tickets können weiterhin vollständig manuell angelegt werden — in diesem Fall werden keine Inhalte an Google übermittelt.

5. Speicherdauer

Konto- und Projektdaten werden gespeichert, solange dein Konto besteht. Nach Löschung deines Kontos werden alle direkt personenbezogenen Daten unverzüglich entfernt. Inhaltsdaten (Tickets, Kommentare in gemeinsamen Projekten) können bei den jeweils anderen Beteiligten weiter bestehen, sind dann aber nicht mehr mit deinem Namen verknüpft.

6. Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Auskunft und Löschung kannst du direkt in den Einstellungen deines Kontos auslösen. Für alle anderen Anliegen erreichst du uns unter datenschutz@koodoc.de.

7. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies (Session-Cookie für die Anmeldung). Tracking- oder Marketing-Cookies werden nicht gesetzt; ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

8. Datensicherheit

Wir sichern deine Daten durch Verschlüsselung in Transit (HTTPS/TLS) und at rest (Datenbank), Passwort-Hashing, rollenbasierte Zugriffskontrollen (Row Level Security) sowie regelmäßige Sicherheits-Reviews.